Projektijuhtimine on nagu puhkusereis soojale maale!

Projektijuhtimine on nagu puhkusereis soojale maale!

Tagasi Kaupo Kalda Kirjutas: Kaupo Kalda 06.november 2017

Täna räägime veebiprojektide juhtimisest ning sellest, millised võlud ja valud teid tellijana võivad ees oodata. Ei ole mingi saladus, et tihtilugu projektid ületavad esialgse planeeritud valmimise tähtaja, kuid miks sellised olukorrad juhtuvad ja kuidas neid ära hoida?

Hakkame planeerima

Kui ma küsiksin teilt kuidas planeerite oma puhkust soojale maale, siis oleksid toimingud ilmselt sellised:

  1. planeeriksite paar kuud varem, mida te sellel reisil teete/mis on ootused, et mitte pettuda
  2.  pakiksite hiljemalt juba eelmisel õhtul kohvrid
  3. kontrolliksite enne reisi, et kõik dokumendid on olemas (+1 doublecheck)
  4. varuksite aega ning sõidaksite lennujaama piisava varuga

Kui nõustute ülaloleva listiga, siis te olete suurepärane projektijuht, liialdamata üks parimaid maailmas – igasuguse irooniata!
Hoiame seda mõnusat soojamaa puhkusereisi mõttes ja toome siia analoogia – puhkusereis=veebiprojekti juhtimine…. wait, scratch that… teeme selle analoogia veelgi paremaks!

PUHKUSEREIS = VEEBIPROJEKTI JUHTIMINE TELLIJA ROLLIS!

Sa ilmselt küsid endalt, kuidas olen mina tellijana veebiprojekti juht? Teil on ju selleks palgalised projektijuhid, kelle töö ongi ladusa projekti tagamine!

Absoluutselt tõsi. Meie projektijuhid õlitavad agentuurisiseselt protsesse ja vaatavad, et see masinavärk kinni ei jookseks, nad toituvad kõrge oktaanarvuga informatsiooni ja kohvi segust. Paraku ei suuda nad paika panna teie ärieesmärke ja ootusi uuest veebist. Kui eesmärgid ei ole tellija poolelt paika pandud, siis hakkavad hammasrattad vaikselt logisema kuniks jooksevad täiesti kinni – kaputt, masin seisab, pass on kehtivuse kaotanud, lennupiletid ära kaotatud ning lennuk ilma teieta puhkusereisile ära lennanud. Kuidas see kõik nüüd nii kiiresti juhtus?

Väga lihtne! Mõtle nüüd uuesti oma puhkuse planeerimise peale ja mis oli samm number üks? Kui sa üles ei viitsi kerida, siis kleebin selle sulle siia ✈️

  • planeeriksite paar kuud varem, mida te sellel reisil teete/mis on ootused, et mitte pettuda

Teisisõnu, kui sa oled tellija, siis sa võtad pahaaimamatult tegelikult ka projektijuhi rolli. Meie mõlemi eesmärk on teha midagi lahedat, mitte “Just another WordPress site”. Agentuurina ei oleks WordPressi templiitide vorpimine äriliselt jätkusuutlik tegevus, ei arendav ega ka huvitav. Meil on munad seinal ja uutele munadele seinal kohad välja valitud!

Kui kõik läheb hästi?

Jagan mõned lühidad näpunäited, kuidas veebiprojekti tellijana tagada garanteeritud edu, teha enda elu oluliselt lihtsamaks ning veebi lansseerimise päeval kontorisse sisenedes saadaks teid kaaskolleegide ovatsioonid – kuidas olla tõeline superstaar!

  • märgista tulevase veebi eesmärgid ja vaata üle Google Analytics, müügid/tellimused/päringud ning mõtle, mis oleks see tulemus millega teie ettevõte oleks rahul (nö puhkusereisi etteplaneerimise step one)
  • vaata üle enda teenused/tooted, kas on midagi, mis vajab põhjalikumat selgitamist, kas tänasel lehel olev copy suudab ära kaardistada kõik selle millega täna tegelete ja toetab eelmist punkti, kui copy on puudulik, siis tellige copywriter ja koos temaga looge lehele uued tekstid, teil tekib selle protsessi käigus väga hea arusaam ja ülevaade tulevase lehe tõelistest vajadustest. Mõelge, mis oleks miinimum ja maksimum set-up uuel lehel (nö puhkusereisi etteplaneerimise step two)
  • kui teil on kõik eesmärgid ja sisu kaardistatud, pange see kokku briifiks koos väikese kõrvalselgituse ja eelarvega ning saatke see agentuurile (nö puhkusereisi etteplaneerimise step three)
  • varuge kõvasti aega! Keskmine veebiprojekt kestab 3-4 kuud ning suuremad projektid võivad võtta isegi rohkem aega. Kui te päriselt tuletegi suvepuhkuselt sügisel kontorisse tagasi ning soovite aasta lõpuks uue veebi lansseerida, siis olete suure tõenäosusega juba hiljaks jäänud (nö puhkusereisi etteplaneerimise step four).

Aga kui kõik läheb halvasti?

Püüame ette kujutada maksimaalselt halba stsenaariumit, kus meil puuduvad eesmärgid, ülevaade ja asju püüame tegemise käigus ülikiiresti paika loksutada, sest veeb on vaja kiiresti eetrisse lasta. Mis hakkab juhtuma?

  1. Me püüame prototüüpimise käigus paika loksutada sisu ja erinevad äriloogikad. Kuna mõttetöö algab alles selles faasis, siis see protsess läheb planeeritust oluliselt pikemaks. Veel ei ole paanikat, oleme kõik sõbrad, chill, võib olla teeme õhtul pubis paar õlut ja arutame, miks pidi keegi kunagi üldse tõstatama küsimuse – kumb oli enne, kana või muna?
  2. Oleme jõudnud disaini. Oleme graafikust veidikene maas, kuid kui me ennast veidi kokku võtame, siis püsime graafikus. Palume saata ASAP tekstid. Vastus, tekstid on alles koostamisel, kasutage Lorem ipsumit. Disainer ei ole väga positiivselt häälestatud, kuid progress ei saa seisma jääda – teeme! Kuna aega vähe, siis ei jõua funktsionaalsusi lahti kirjutada, disainer mõtleb, et pärast ise räägib arendajale kuidas miski töötama peab. Mõned prototüübis paika pandud loogikad muutuvad ja muudatused tehakse otse disaini.
  3. Heaküll, saime disaini paika, väga hästi. Vaatab kalendrit – 2 nädalat lanseerimiseni aega. Tellijal tekib mure, et ei pruugi õigeks ajaks valmis saada. Projektijuht usub, et lootus sureb viimasena. Vahemärkus – siin etapis on projektijuhile kõik juba hoomamatu, infot lendab uksest-aknast. Suures paanikas on kirjavahetus läinud nii tihedaks, et lihtsam on helistada – info ei talletu. Teised projektid jäävad tähelepanuta. Nõrgemad murduvad ja võtavad sahtlist välja lahkumisavaldused.
  4. Disain läheb edasi arendaja kätte. Keegi enam ei mäleta täpselt, kuidas mingi funktsionaalsus töötama pidi ja mis oli äriloogika – prototüüp ja disain on erinevad. Arendaja ohkab passiivagresiivselt, projektijuhti hommikul ega tänaval ei tereta. Tellija on pahane ja ka enam tere ei ütle. Ilus õhtu pubis, mil arutati “miks pidi keegi kunagi üldse tõstatama küsimuse – kumb oli enne, kana või muna? “ on vaid kaunis mälestus ajusopis. Selleks hetkeks on absoluutselt kõik osapooled sellest projektist tüdinud – saaks ta vaid valmis ja murest vabaks.

Paslik on see kirjatükk lõpetada ühe tsitaadi ja mõttega.

A. Suvorov – Vene Keisririigi väejuht, mees kelle juhtimisel ei kaotatud ühtki lahingut: “Raske õppustel, kerge lahingus!”

Järgmises projektijuhtimise postituses räägime teile kuidas agentuuriga koos paika panna tegevuskava ja eesmärgid, kui endal niit hargnema ei hakka. Stay tuned!